Организация конфиденциального делопроизводства


В. Панкратьев

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:
бумажное делопроизводство;
электронное делопроизводство;
системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:
присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:
бухгалтерия;
учредительные документы;
судебно-процессуальные документы;
договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:
доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:
хранение документов:
хранение документов у сотрудников;
хранение документов в Секретариате.
создание документов у исполнителя;
издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
регистрация документа в Секретариате;
движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
контроль за исполнением документов;
создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:
Устав организации;
"Коллективный договор";
правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
трудовой договор;
заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации.
Примерный план инструкции:
общие положения;
определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
организация работы с конфиденциальными документами;
порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
общие положения;
правила составления и оформления документов;
составление и оформление основных видов документов;
организация документооборота:
порядок движения и обработки входящих документов;
порядок движения и обработки исходящих документов;
порядок движения и обработки внутренних документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
систематизация документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование дел;
подготовка документов к архивному хранению;
экспертиза ценности документов;
описание документов постоянного и временного сроков хранения;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив;
приложения:
примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которых ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационно-контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:
порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:
системы электронного конфиденциального документооборота;
системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:
возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
электронной почты;
корпоративной компьютерной сети;
устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
степень конфиденциальности;
количество листов и т.д.
разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
поиска электронных документов по:
реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.
анализа электронных документов по:
тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.
дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:
систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:
криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных <цифровых сейфов> пользователей на сервере;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
контроль и защиту электронного документа от просмотра;
контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов);
парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:
системы перевода бумажного документа в электронный документ;
системы перевода электронного документа в бумажный документ;
системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.

Об авторе: Панкратьев Вячеслав Вячеславович, преподаватель курса "Корпоративная безопасность" в:
Институте бизнеса и делового администрирования Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе корпоративного управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Центре коммерциализации технологий Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Центре международного бизнеса и регионального развития Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет академических программ обучения);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет финансового и банковского дела);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет государственного управления);
Высшей коммерческой школе Министерства экономического развития и торговли РФ;
Высшей школе бизнеса Московского государственного университета;
Классической бизнес-школе (до 2000 года)

Данный материал является частью выпускаемого автором методического пособия по корпоративной безопасности. По вопросам заказа полного текста методического пособия, а также по вопросам преподавания и консультаций с автором можно связаться по E-mail: kotakkel2@mtu-net.ru.
daily.sec.ru

Обновлено: 11.03.2015